Umumnya data dari suatu database disajikan dalam bentuk laporan, agar enak dibaca. Laporan-laporan ini biasanya dibuat oleh programmer dengan report building misalnya Crystal Report, Fast Report, Quick Report dan sebagainya. Masalahnya tidak setiap orang bisa membuatnya, waktu pembuatannya juga kadang-kadang lama dan tidak fleksibel..
Sebenarnya ada cara yang lebih mudah dan cepat, dan setiap orang yang tahu komputer dan ngerti data apa yang mau disajikan pasti bisa.. yaitu dengan software Microsoft Excel. Sebagai contoh download Database Linked, ekstrak di komputer kamu (pada artikel ini, file sampel database ditempatkan dalam “F:\Private\project for blog\test”). Sebagai penghubung antara database dan software Excel, buat dulu driver ODBC dengan cara seperti dua gambar di bawah ini..
Buka software Excel, klik menu Data -> Import External Data -> New Database Query… ikuti langkah-langkahnya seperti gambar di bawah ini..
Setelah tombol Finish ditekan, sebuah jendela Microsoft Query akan muncul, berikut ini fungsi dari beberapa tombol toolbar (di bawah menu).
1. Show/Hide Tables, untuk menampilkan/menyembunyikan tabel yang telah dipilih dalam query.
2. Show/Hide Criteria, untuk menampilkan/menyembunyikan kriteria dari filter data dalam query. Record data yang ditampilkan sesuai dengan kriteria yang ditentukan dalam kolom. Gambar di bawah ini menjelaskan cara menampilkan data CUSTOMER dimana kolom Country-nya hanya berisi ‘US’. Untuk menghapus kembali kriteria filter, blok kriteria yang dimaksud kemudian tekan tombol keyboard Delete.
Gambar di atas hanya menampilkan 3 buah kolom: Company, Addr1, Country. Untuk mengaturnya menjadi seperti itu, blok kolom yang dimaksud (dengan menekan judul kolom data) kemudian drag ke posisi yang kamu mau. Kalau tidak ingin menampilkan suatu kolom, blok kolom tersebut kemudian tekan tombol keyboard Delete, jangan khawatir! datanya tidak terhapus, hanya agar tidak ditampilkan saja. Untuk menampilkan kolom yang lain, drag kolom yang dimaksud pada tabel kemudian tempatkan pada posisi yang kamu inginkan, lihat gambar di bawah ini..
3. Add Table(s), untuk menambahkan tabel lain dalam query. Klik tombol ini, kemudian pilih tabel ORDERS..
Secara otomatis sebuah tabel ditambahkan dalam daftar tabel, juga sebuah garis link kolom dari dua tabel yang bersesuaian (keduanya merupakan key dari masing-masing tabel).. dalam database contoh, hanya ada sebuah kolom yaitu CustNo. Untuk lebih jelas kolom mana yang dihubungkan pada kedua tabel, klik ganda pada garis link tersebut..
Kolom CustNo pada tabel CUSTOMER dihubungkan dengan kolom CustNo dari tabel ORDERS, dan tipe hubungan yang dipilih no.1 artinya hanya akan menampilkan data dengan isi kolom CustNo yang bersesuaian pada kedua tabel tersebut. Jika dipilih no.2 maka semua data pada tabel ORDERS akan ditampilkan, sedang data tabel CUSTOMER yang ditampilkan hanya jika data kolom CustNo tabel CUSTOMER bersesuaian dengan data kolom CustNo tabel ORDERS. Berlaku sebaliknya ketika dipilih no.3.
4. Criteria Equals 
, untuk membuat filter berdasarkan record data yang dipilih pada suatu kolom. Letakkan kursor mouse pada salah satu record data kemudian klik tombol ini, secara otomatis pada Criteria Value: terisi judul kolom, sedang Value: terisi record yang tadi dipilih. Data yang ditampilkannya sesuai dengan kriteria tersebut.
5. Cycle Through Totals 
, untuk membuat kolom nilai statistik seperti average, sum, max, min, count. Cara memakainya, letakkan kursor pada salah satu record data yang akan menjadi nilai statistik kemudian tekan tombol ini. Secara otomatis kolom tersebut menjadi nilai statistik, biasanya nilai statistik yang pertama kali muncul adalah sum. Jika ingin mendapatkan nilai statistik yang lain tekan lagi tombol ini sampai ditemukan nilai statistik yang sesuai. Urutannya adalah : sum, avg, count, min, max, dan terakhir kembali lagi menjadi nilai sebenarnya dari kolom tersebut.
6. Short Ascending 
, untuk mengurutkan record data dari yang record pertama sampai yang terakhir. Cara memakainya, letakkan kursor pada salah satu record yang akan diurutkan kemudian tekan tombol ini. Jika ingin diurutkan terbalik, dari record terakhir ke record pertama tekan tombol Short Descending 
.
7. Query Now 
, untuk menjalankan query sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Tetapi jika tombol Auto Query 
dalam keadaan aktif (melesak ke dalam) maka query secara otomatis akan selalu dijalankan ketika ada perubahan kriteria. Pastikan tombol Auto Query ini selalu dalam keadaan aktif.
Bagi kamu yang telah terbiasa dengan bahasa pemrograman SQL dapat menekan tombol SQL untuk melihat atau bahkan langsung mengedit kode-nya.
Jika sudah selesai menentukan tabel, kriteria filter dan kolom-kolom yang akan ditampilkan, klik menu File -> Return Data to Microsoft Excel, sehingga muncul kotak dialog Import Data seperti gambar di bawah ini..
Tekan tombol OK.. Sekarang pada file excel kamu sudah ditampilkan data dari database.. Jika data yang ditampilkan belum sesuai dengan kebutuhan, kamu masih bisa mengeditnya dengan mengklik kanan mouse pada salah satu sel di file excel kemudian pada menu yang muncul klik Edit Query..
Pilih menu Refresh Data, kalau kamu cuma ingin mendapatkan data yang termutakhir tanpa melakukan perubahan query.
Nuwun..
Daftar download untuk artikel ini:
1. Database Linked - 19.19 kB
